SENTOSA COVE – HÀNH TRÌNH SỐ HÓA QUẢN TRỊ CHO DOANH NGHIỆP BẤT ĐỘNG SẢN

Tổng quan

Hoạt động trong lĩnh vực bất động sản với nhiều tính chất đặc thù như biến động nhân sự cao, hành trình khách hàng dài và phức tạp, quy trình bán hàng cần sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau, số lượng dự án phải quản lý cùng lúc lên tới hàng trăm…. Sentosa Cove đã đối diện những vấn đề nhức nhối này trong hoạt động kinh doanh của mình. Để giải quyết dứt điểm các khó khăn trên, Bitrix24 là giải pháp Quản trị nội bộ dựa trên nền tảng Social (Enterprise Social Network) hàng đầu, đã triển khai thành công nền tảng với các tính năng được tùy biến giúp Sentosa Cove giải quyết các bài toán trong doanh nghiệp của mình.

Về công ty

Sentosa Cove Homes là công ty thành viên thuộc Tập đoàn Phát triển Sentosa ghi dấu ấn với các dự án bất động sản cao cấp, khu dân cư cao cấp tại Sentosa Cove Singapore, dành đặc biệt cho du khách nước ngoài (60%).

Ngay từ đầu, Sentosa Cove đã được hoạch định chủ yếu là một khu dân cư nghỉ dưỡng – bất động sản duy nhất trên đảo – mặc dù nó cũng bao gồm một khu nghỉ mát – khách sạn, câu lạc bộ du thuyền và bến du thuyền. Khi Sentosa phát triển thành một điểm đến giải trí hàng đầu, nơi đây trở thành một trong những nơi cư trú được lựa chọn cho những du khách thích trải nghiệm khu nghỉ dưỡng riêng biệt trên đảo, như nhà riêng của họ.

Thách thức

Hoạt động trong lĩnh vực bất động sản, Sentosa Cove xác định giá trị cốt lõi trong kinh doanh của mình là: chính trực, chất lượng và chuyên nghiệp. Trong đó, sự chuyên nghiệp được xây dựng trên mối quan hệ bền vững và lâu dài đối với khách hàng, đối tác và nhân viên.

Tuy nhiên, với hơn 200 nhân sự trong đó lực lượng bán hàng là nòng cốt chính cho hoạt động kinh doanh, ban lãnh đạo Sentosa Cove phải đối mặt với những khó khăn trong việc giải quyết các bài toán làm sao giữ được thông tin xuyên suốt và minh bạch trong suốt quá trình bán hàng của nhân viên bán hàng? Đây cũng là nguồn lực chính đại diện thương hiệu trực tiếp giao dịch với khách hàng, vậy làm sao để có thể quản lý được sự chuyên nghiệp trong các khâu bán hàng của doanh nghiệp mình?

Cùng với đó, việc giao tiếp nội bộ giữa các nhân sự với nhau vẫn còn đang rất rời rạc dẫn đến những hệ quả luồng thông tin không mạch lạc, dữ liệu không đồng bộ, các công tác nội bộ diễn ra không được hiệu quả.

Hơn nữa với đặc thù trong ngành bất động sản, lực lượng bán hàng thường xuyên bị thay đổi, việc làm thế nào để hợp nhất các dữ liệu và quản lý được tiến trình bán hàng mà không cần phải bị phụ thuộc quá nhiều vào nhân lực cũng là một câu hỏi mà ban lãnh đạo Sentosa Cove mong muốn được giải quyết.

Giải pháp:

Ban lãnh đạo Sentosa Cove đã nhìn thấy rõ các điểm thất bại trong hệ thống quản lý hiện tại và mong muốn được triển khai một hệ thống duy nhất, nơi có thể tập hợp tất các tính năng quản lý, cộng tác, truyền thông trên cùng một nền tảng. Và đây chính là ưu tiên hàng đầu mà ban lãnh đạo của Sentosa Cove đã đề ra trong năm 2019.

Vào thời điểm đó, Bitrix24 – top các giải pháp Quản trị nội bộ doanh nghiệp trên nền tảng Social (Enterprise Social Network). Sau nhiều lần tìm kiếm và thảo luận với các nền tảng khác nhau, ban lãnh đạo Sentosa Cove đã quyết định chọn Bitrix24 là phương tiện chính thức để cùng đồng hành trong quá trình chuyển đổi doanh nghiệp, vì nhận thấy được độ hiệu quả triển khai cũng như sự toàn diện về tinh năng của Bitrix24.

Kết quả:

Với kinh nghiệm triển khai và sự hiểu biết của mình, Bitrix24 đã đáp ứng được các tính năng nhằm giải quyết triệt để các điểm thất bại của hệ thống quản trị hiện tại ở Sentosa Cove chỉ trong cùng một nền tảng Enterprise Social Network duy nhất. Trong đó phải kể đến một số tính năng điển hình như:

Truyền thông nội bộ: tính năng này đã giúp Sentosa Cove xây dựng nên một văn hóa thông tin xuyên suốt, minh bạch. Đây được xem như là bảng tin công ty nơi mà những thông báo, quyết định của ban lãnh đạo được đưa ra và tiếp cận với toàn thể nhân viên một cách xuyên suốt và nhất quán. Tại đây, các hoạt động nhằm xây dựng hình ảnh Employer cũng được thực hiện mạnh mẽ nhằm xây dựng một thương hiệu cho nhà tuyển dụng Sentosa Cove. Văn hóa doanh nghiệp cũng từ đây mà được hình thành tích cực.

Việc giao tiếp, trao đổi nội bộ được diễn ra trên quá nhiều ứng dụng từ Zalo, Messenger, Skype… đến email dẫn đến các thông tin trao đổi trở nên rời rạc, đôi khi gây khó khăn cho việc tìm kiếm, truy xuất tài liệu, bị mất thông tin, dữ liệu. Tinh năng 360 độ của Bitrix24 giúp Sentosa Cove đồng bộ hóa việc trao đổi thông tin, tài liệu về cùng một nền tảng và lưu trữ tại một duy nhất, tạo sự thuận tiện cho việc truy xuất tài liệu cho các bên liên quan. Không còn tình trạng bị thiếu thông tin, tài liệu, các công việc cũng từ đó được diễn ra suôn sẻ và chính xác hơn, tạo được hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

  • Thêm vào đó, công cụ Task của Bitrix24 còn giúp cấp lãnh đạo giao việc, tasks cho nhân sự và trực tiếp quản lý, theo dõi tiến trình công việc một cách tinh gọn và nhanh chóng ngay trên nền tảng Enterprise Social Network.
  • Việc kết nối giữa các nhân sự, phòng ban liên quan trong cùng một dự án giờ đây cũng được thực hiện một các hiệu quả nhờ vào các tính năng có trong Bitrix24. Quy trình bán hàng của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, từ bước sales tư vấn bán hàng.
  • Các thông tin sẽ được cho phép truy cập theo quyền được quy định từ trước, bảo đảm tính được bảo mật và an toàn thông tin trong doanh nghiệp.
  • Tính năng tiếp theo mà Bitrix24 đã mang lại cho Sentosa Cove là Quản lý Milestones của dự án: với đặc thù trong ngành bất động sản, nơi mà lực lượng bán hàng chiếm tới hơn 50% cùng với số lượng dự án khổng lồ, Sentosa Cove đòi hỏi một nền tảng có thể quản lý tất cả các dự án một cách gọn gàng và đơn giản. Tính năng quản lý milestones của Bitrix24 cho phép chia nhỏ các hạng mục thành từng task và quản lý chi tiết theo từng phase. Tự động gửi cảnh báo nếu có công việc nào đó đang bị trễ deadline, tạo góc nhìn bao quát giúp theo dõi tiến độ công việc một cách toàn diện. Tính năng này còn hỗ trợ thêm quy trình xét duyệt, báo cáo về dự án theo chu kỳ định trước. Từ đó tạo ra một môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp.
  • Một giải pháp quan trọng hơn hết mà Bitrix24 trang bị đó là Omni-channel CRM. Đây được xem như là giải pháp giải quyết hầu hết các vấn đề liên quan đến tiêu chí lấy khách hàng làm trung tâm của Sentosa Cove. Tại đây, tất cả các thông tin về khách hàng, leads sẽ được lưu trữ theo từng nhánh sales.

  • Và cuối cùng hệ thống Call Center kết hợp với Ticket Support được tích hợp sẵn trong CRM là giá trị cộng thêm rất lớn mà Bitrix24 đã mang lại cho Sentosa Cove. Việc tích hợp hệ thống Call Center với CRM giúp bộ phận chăm sóc khách hàng có thể truy xuất thông tin khách hàng ngay lập tức, khách hàng cũng không cần phải lặp đi lặp lại các vấn đề cần được hỗ trợ, giúp cho việc hỗ trợ khách hàng được tối ưu hơn.
  • Mọi thông tin của khách hàng đều được lưu trữ trong hệ thống CRM và được hiển thị ngay lập tức.
  • Hệ thống cho phép hiển thị các thông tin về khách hàng, deal, các vấn đề cần hỗ trợ, các hoạt động gần nhất trên cùng một màn hình duy nhất, các bạn tổng đài viên không cần phải chuyển đổi hoặc tra cứu thông tin khách hàng trên nhiều ứng dụng khác nhau.
  • Cho phép tổng đài viên thêm mới thông tin khách hàng, tạo ticket hỗ trợ, chuyển tiếp cuộc gọi ngay trên màn hình cuộc gọi và gán cho phòng ban liên quan để tiếp nhận theo quy trình hỗ trợ khách hàng.